Nu i juni är det ett år sedan Fastighetsmäklarlagen ändrades så att överlåtelseavtal och depositionsavtal kan signeras elektroniskt – en mycket efterlängtad förändring och ett viktigt steg för hela fastighets- och mäklarbranschen, eftersom kontraktshantering och signering är en så stor del av det dagliga arbetet.

För Svenska Nyttobostäder – ett fastighetsbolag som äger, förvaltar och hyr ut nybyggda bostadsfastigheter i Stockholm – var det tidigare en stor och tidskrävande utmaning att samla in alla underskrifter för de olika kontrakten och kundavtalen i tid. Oavsett om man valde att arrangera personliga kundmöten för att underteckna avtalen, eller postade dokumentationen för underskrift, så var det en process som i genomsnitt tog 1-2 veckor innan allt var påskrivet och lagrat i företagets molnbaserade arkiv.

– Tidigare skrev vi ut, alla skrev under personligen, skannade och lagrade dokumenten i vårt molnbaserade system. Nu när vi använder Penneo kan vi lägga in dem direkt i systemet och samla in signaturer digitalt. Det sparar mycket tid, konstaterar Jenny Tell, som arbetar som uthyrningsansvarig på Svenska Nyttobostäder.

Kan slopa posten helt

Hon berättar att alla kontrakt numera kan undertecknas digitalt på mindre än en minut. Vilket har fått till följd att Svenska Nyttobostäder helt har kunnat sluta med att posta kontrakt och arrangera kundmöten enbart för att få till nödvändiga underskrifter.

– Vi använder främst e-post, och från och med nu skickar vi också bara dokumenten via Penneo och berättar i förväg för kunderna att de skickar dem digitalt och att de måste skriva under med ett BankID. Vi skickar ingenting per post längre. Det finns inga problem, det går riktigt bra, säger Jenny Tell.

Med det nya systemet lagras alla undertecknade kontrakt och avtal automatiskt i Penneos arkiv, med en plattform som ger användaren en fullständig och lättöverskådlig översikt över signaturinsamlingsstatusen.

Jenny Tell berättar också att kundkommunikationen har förbättrats avsevärt efter att bolaget implementerat Penneos system. 

– Dialogen med kunderna handlar nu enbart om att ge information och svara på relevanta frågor, snarare än att skicka påminnelser om att underteckna dokument. Detta gör att vi kan ge våra kunder mer värde och fokusera mer på deras behov.

Funkar överallt

En annan stor fördel för Svenska Nyttobostäder är att man numera lättare kan hantera hyresgäster som inte ännu bor i stan, eller är ute och reser. Nu kan de enkelt underteckna alla avtal med sitt BankID, var de än befinner sig i världen.

– Ofta var andra undertecknare inte tillgängliga eller på semester. Det är mycket bättre att ha en digital signatur och få de digitala dokumenten direkt.

Läs mer om digital signering för fastighetsbolag och fastighetsförvaltare

Av: Penneo

Detta är en annons från Penneo och ska inte tolkas som redaktionellt material från Privata Affärer.

En allt större del av företags redovisning sker digitalt, och i takt med det har också fler redovisningsavdelningar insett de många fördelarna med att förbereda och arkivera årsredovisningarna elektroniskt. 

Digitala årsredovisningar är inte bara effektivare och mer användarvänliga, de bidrar dessutom till att minska miljöpåverkan och förmedla en modern bild av företaget – vilket i sin tur kan attrahera nya investerare.

Företaget Penneo har utvecklat en allt-i-ett-lösning för att automatisera och digitalisera den årliga rapportprocessen – från de inledande förberedelserna, via signeringsfasen och hela vägen till arkiveringen.

10 fördelar med att använda digitala årsredovisningar:

1. Har en global räckvidd
Digitala årsredovisningar är lättillgängliga för investerare, analytiker och intressenter över hela världen. Dessutom kan onlinemedier enkelt länka till din digitala årsredovisning, vilket ökar dess exponering.

2. Kan vara ett värdefullt marknadsföringsverktyg
Med en digital årsredovisning är det lätt att lyfta fram sina prestationer – och backa upp dem med faktiska resultat. Och det är lätt för olika intressenter att dela rapporten i sociala medier, via mail eller andra onlinekanaler, vilket kan bidra till en starkare varumärkesmedvetenhet.

3. Ökar läsarnas engagemang
En digital årsredovisning kan innehålla filmer, animationer, gifs och länkar – interaktiva element som fångar läsarens uppmärksamhet på ett helt annat sätt än konventionella årsredovisningar med endast text och statiska bilder. Och med hjälp av sökfunktionen kan man lätt och snabbt hitta exakt det man söker,

4. Ger lägre långsiktiga kostnader
Även om den initiala kostnaden för en digital årsredovisning kan vara något högre, så sparar du snabbt in den på lite längre sikt. För när du väl har skapat en snygg och fungerande mall så kan du lätt redigera den och fylla den med nytt, fräscht innehåll varje år.

5. Lätt att rätta till misstag
Vi gör alla misstag. En digital redovisning går lätt att korrigera och uppdatera vid stavfel eller faktafel. (Vilket såklart inte går i en tryckt redovisning som redan har distribuerats.)

6. Minskar företagets miljöpåverkan
Genom att upprätta och arkivera årsredovisningar elektroniskt minskar du både pappersanvändningen och behovet av att använda konventionell post, vilket är både ekonomiskt och miljösmart.

7. Bättre spårning och uppföljning
Med hjälp av olika verktyg kan du mäta användarnas engagemang, och se vilka länkar, filmer och knappar som skapar mest engagemang – information som kan användas för att skapa ännu bättre rapporter i framtiden.

8. Efterlevnad av rättsliga skyldigheter
Transparensdirektivet kräver att alla bolag vars värdepapper är upptagna till handel på en reglerad marknad ska upprätta sina årsredovisningar digitalt i European Single Electronic Format (ESEF). Vilket betyder att digitala årsredovisningar i ESEF är ett måste för företag som är noterade på EU-reglerade marknader.

9. Enklare jämförelser
När alla digitala årsredovisningar för ett företag är lättillgängliga online kan investerare och analytiker enkelt komma åt dem och jämföra ekonomiska resultat.

10. Mervärde
Genom att automatisera utarbetandet av årsredovisningen kan ekonomiavdelningen fokusera på historien bakom siffrorna – och ge mer värdefulla insikter till intressenter.

Läs mer om Penneos lösning för digital signering och datainsamling här

Av: Penneo

Detta är en annons från Penneo och ska inte tolkas som redaktionellt material från Privata Affärer.

I Danmark har man i flera år använt sig av digital inlämning av årsredovisningar, och 2019 signerades hela 60 procent av dessa via en digital tjänst framtagen av Penneo. Nu ser allt fler svenska bolag fördelarna med digitala signaturer, framför den ålderdomliga och tidskrävande processen det innebär att hantera fysiska signaturer.

– När man väl har kommit igång med det digitala är det 96 procent av våra kunder som fortsätter att använda tjänsten. Det handlar om att spara värdefull tid, som kan användas till något bättre än att vänta på att papper ska bli påskrivna, konstaterar Alexander Iordanidis, Key Account Manager på Penneo i Sverige.

Funkar med vanligt Bank-ID

I Penneos plattform kan man signera årsredovisningar, bokföringsrapporter, balansräkningar, juridiska dokument, styrelsebeslut och mycket annat. Allt sker med hjälp av vanligt digitalt Bank-ID.

– Det är faktiskt inte mer komplext än så, utan det är vanligt Bank-ID som används när man signerar dokumenten. I dagsläget har vi stöd för fem olika Bank-ID:n – svenskt, norskt, danskt, finskt och belgiskt – som alla finns integrerade i vår tjänst. Men vi utvecklar hela tiden produkten, och i takt med det integrerar vi fler länders Bank-ID:n, säger Alexander Iordanidis.

Han berättar om en klient, Kvarnhuset Ekonomi, som ansvarar för tio stiftelsers årsredovisningar – vars styrelser består av exakt samma nio medlemmar. Vilket innebär att totalt tio årsredovisningar måste bli individuellt undertecknade av samma nio personer, utspridda över hela Sverige, plus revisorn som ansvarar för revisionsrapporten. Under pandemin insåg man att det var allt för riskabelt och tidskrävande att genomföra signering via postgång.

– Med vår funktion för ”signering på möte” kan alla underskrifter av dokument istället hanteras under ett pågående digitalt möte. Och med vårt anpassade signeringsflöde kan Kvarnhuset nu skicka alla tio årsrapporter till de nio mottagarna i en och samma transaktion, och styrelseledamöterna kan underteckna flera dokument på en gång. Med var sitt Bank-ID skriver styrelsen först under samtliga årsredovisningar, och därefter kan revisorn signera på samma sätt. Skulle man ha gjort detta på traditionellt sätt, men vanlig postgång, skulle det ha tagit åtminstone tre veckor. Nu kan allt göras under själva mötet.

Krypterade filer

Alla filer hanteras i krypterade PDF:r, vilket säkerställer att ingen kan ändra i ett dokument som redan är påskrivet.

– I systemet finns inbyggda automatiserade digitala processer, så man kan lätt sätta upp ett flöde för vilka som ska mottaga och signera ett dokument, och i vilken ordning det ska ske. Det är bara att mata in vem som har vilken roll, så hanterar systemet det automatiskt, vilket minimerar risken för mänskliga fel, samtidigt som man säkerställer att man följer alla de lagkrav som finns, avslutar Alexander Iordanidis.

Läs mer om hur Penneo kan användas för revisions- och redovisningspersonal

Av: Penneo

Detta är en annons från Penneo och ska inte tolkas som redaktionellt material från Privata Affärer.